Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Fassung 2026-09-05b. Für Kunden von Tobi Mail.

Das Wichtigste zuerst: Tobi Wagner sieht nichts von dir.

Tobi Mail ist so gebaut, dass der Betreiber keinen Einblick in dein Postfach hat. Konkret:

Deine Mails liest nur der Assistent, ein Programm. Kein Mensch. Sie werden nirgends angezeigt und nirgends dauerhaft gespeichert.
Deine Entwürfe siehst nur du, in deinem Postfach und auf deiner Ergebnisseite.
Deine Zugangsdaten (Postfach-Passwort, OpenAI-Schlüssel) trägst du selbst ein. Sie werden danach nie wieder angezeigt, auch dem Betreiber nicht.
Dein Wissen, also die Texte, die du hinterlegst, ist nur in deinem Bereich sichtbar.
Der Betreiber sieht in seiner Verwaltung nur: deinen Namen, deine Anmeldeadresse, ob deine Einrichtung fertig ist, ob dein Konto aktiv ist, und Zahlen (wie viele Mails geprüft, wie viele Entwürfe). Sonst nichts.

Ehrlich dazu: Der Betreiber verwaltet den Server, auf dem dein Bereich liegt. Er greift dort nur zur Wartung zu und verpflichtet sich, deine Daten nicht einzusehen, nicht zu kopieren und nicht weiterzugeben. Das ist bei jedem Dienst so, der deine Daten verarbeitet, und wird hier in Abschnitt 6 vertraglich festgehalten.

1. Wer ist verantwortlich

Tobi Mail wird betrieben von Tobi Wagner, Weimar, erreichbar unter info@tobiwagner.com. Für die Inhalte deines Postfachs bleibst du selbst verantwortlich. Tobi Wagner verarbeitet sie in deinem Auftrag.

2. Was der Dienst tut

Er liest in festen Abständen die eingehenden Mails deines Postfachs über IMAP. Der Lesestatus wird nicht verändert.
Er ordnet jede Mail ein und verschiebt Werbung und Newsletter in einen eigenen Ordner deines Postfachs. Nichts wird gelöscht.
Er schreibt für Mails, die eine Antwort brauchen, einen Entwurf und legt ihn in einen Entwurfsordner deines Postfachs. Er verschickt keine Mail in deinem Namen.
Er verschickt einen Anmeldecode an deine hinterlegte Adresse, wenn du dich am Dashboard anmeldest.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Zugangsdaten: Adresse und Passwort deines Postfachs, dein OpenAI-Schlüssel. Sie liegen auf dem Server in einer Datei, die nur der Dienst lesen kann, und werden im Dashboard nie wieder angezeigt.
Mailinhalte: Absender, Betreff und Text eingehender Mails werden zur Einordnung und für Entwürfe verarbeitet. Sie werden nicht dauerhaft gespeichert.
Dein Wissen: die Texte, die du im Dashboard hinterlegst.
Kalender: falls eingerichtet, nur belegte Zeiträume ohne Titel.
Protokolle: Zeitpunkt, Absenderadresse, Betreff und Einordnung jeder verarbeiteten Mail, höchstens 14 Tage. Nie der Mailtext.

4. Weitergabe an OpenAI

Für Einordnung und Entwurf werden Mailtext, dein Wissen und gegebenenfalls belegte Kalenderzeiten an die Schnittstelle von OpenAI übermittelt, mit deinem eigenen Schlüssel und auf dein eigenes OpenAI-Konto. Nach den Bedingungen der OpenAI-Schnittstelle werden diese Daten nicht zum Training von Modellen verwendet. Es gilt zusätzlich der Datenverarbeitungsvertrag zwischen dir und OpenAI, den du in deinem OpenAI-Konto abschließen kannst. OpenAI verarbeitet Daten auch außerhalb der EU.

5. Wo die Daten liegen

Der Dienst läuft auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum Nürnberg). Die Verbindung zum Dashboard ist verschlüsselt.

6. Auftragsverarbeitung

Mit deiner Zustimmung beauftragst du Tobi Wagner, die oben genannten Daten ausschließlich zu dem beschriebenen Zweck zu verarbeiten. Tobi Wagner sieht deine Zugangsdaten, Mails, Entwürfe und Wissenstexte nicht ein, kopiert sie nicht, gibt sie nicht weiter und nutzt sie zu keinem anderen Zweck. Zugriff auf den Server erfolgt nur zur Wartung des Dienstes. Unterauftragnehmer sind Hetzner Online GmbH (Server) und OpenAI (Sprachmodell, über deinen eigenen Zugang). Du kannst Weisungen erteilen, Auskunft verlangen und die Vereinbarung jederzeit beenden.

7. Deine Rechte und der Ausstieg

Du kannst jederzeit dein Postfach-Passwort und deinen OpenAI-Schlüssel zurückziehen, dann kann der Dienst nichts mehr lesen und nichts mehr erzeugen. Dein Konto löschst du jederzeit selbst im Dashboard unter Einrichtung → Konto löschen; damit sind Zugangsdaten, Wissen, Ergebnisse und Zustimmung sofort vom Server entfernt. Auskunft und Berichtigung erhältst du über info@tobiwagner.com.

Deine Zustimmung wird mit Datum, Uhrzeit, Fassung und Anmeldeadresse in deinem Mandantenordner festgehalten.